Informativa sulla privacy

A cosa si riferisce questa informativa

Volta Udine è un'applicazione gestionale ad accesso riservato. Questa informativa riguarda l'accesso all'applicazione e la gestione dell'account: le credenziali, le sessioni, i registri degli accessi e i dati letti quando si sceglie di entrare con Google.

Non riguarda invece i dati gestiti all'interno dell'applicazione — anagrafiche, iscrizioni, presenze, mensa, pagamenti e documenti — che sono oggetto delle informative consegnate al momento dell'iscrizione o della stipula del rapporto. Se ne serve una copia, è sufficiente richiederla ai recapiti indicati qui sotto.

Chi tratta i dati

Il titolare del trattamento è:

• [RAGIONE SOCIALE]
• [INDIRIZZO COMPLETO]
• Email: [EMAIL PRIVACY]
• PEC: [PEC]

A questi recapiti si possono chiedere chiarimenti su questa informativa ed esercitare i diritti descritti al punto 10.

Quali dati vengono trattati

Dati dell'account

Sono i dati che identificano l'account e chi lo usa: nome utente, nome e cognome, password, ruolo assegnato, indirizzo email e numero di telefono, e il collegamento all'anagrafica della persona a cui l'account appartiene.

La password non viene mai conservata in chiaro e non è leggibile da nessuno, nemmeno da chi amministra il sistema: viene salvata trasformata con una funzione crittografica che non è possibile percorrere all'indietro.

Dati raccolti quando si accede

Ogni tentativo di accesso — riuscito o non riuscito — viene registrato. Il registro contiene il nome utente digitato, l'esito, il motivo dell'eventuale rifiuto, l'indirizzo IP e l'identificativo del browser (il cosiddetto user agent: tipo di browser e sistema operativo).

Per le sessioni aperte vengono conservati un'impronta non reversibile dell'identificativo di sessione — mai l'identificativo stesso — l'indirizzo IP, l'identificativo del browser e la data dell'ultima attività. Servono a mostrare l'elenco dei dispositivi collegati e a permettere di disconnetterli.

Se l'account è protetto dalla verifica in due passaggi, viene generato un codice temporaneo inviato per email.

Dati ricevuti dall'accesso con Google

Chi sceglie il pulsante Accedi con Google viene indirizzato a Google, che chiede il consenso e poi comunica all'applicazione tre sole informazioni:

• l'identificativo tecnico dell'account Google;
• l'indirizzo email dell'account;
• la conferma che quell'indirizzo è stato verificato da Google.

Non viene richiesto né ricevuto nient'altro: nome, immagine del profilo e lingua non vengono chiesti a Google, e nessun altro servizio Google — posta, contatti, calendario, file — viene mai raggiunto. Le chiavi di accesso rilasciate da Google vengono usate per la sola durata dell'operazione e non vengono conservate.

L'accesso con Google non crea un account: funziona solo se l'indirizzo corrisponde a un account già esistente e a uno soltanto. In caso contrario l'accesso viene rifiutato e non viene conservato nulla.

Perché vengono trattati

• Per consentire l'accesso e sapere chi sta operando. Senza un account identificato non è possibile fornire il servizio né attribuire le operazioni a chi le compie. La base giuridica è l'esecuzione del rapporto in essere e l'adempimento degli obblighi che ne derivano.
• Per proteggere gli account. I registri degli accessi, l'elenco delle sessioni e la verifica in due passaggi servono ad accorgersi di accessi non autorizzati e a limitarne le conseguenze. La base giuridica è il legittimo interesse a mantenere sicuro un sistema che contiene dati di altre persone, spesso minori.
• Per tenere traccia delle operazioni. Le modifiche registrano chi le ha compiute, così da poter ricostruire cosa è successo e correggere errori. La base giuridica è il legittimo interesse a una gestione corretta e verificabile.

I dati non vengono usati per profilazione, pubblicità o decisioni automatizzate, e non vengono ceduti o venduti a nessuno.

Come vengono protetti

• le password sono conservate in forma non leggibile e non recuperabile;
• le sessioni sono identificate solo tramite un'impronta non reversibile;
• i ruoli che possono consultare un numero esteso di dati devono superare una verifica in due passaggi con un codice ricevuto per email;
• quando la password viene usata da un dispositivo mai visto prima, l'intestatario dell'account riceve un'email di avviso che riporta indirizzo IP e browser utilizzati, così da poter reagire subito;
• dall'applicazione è possibile vedere i propri accessi recenti, vedere le sessioni aperte e chiuderle a distanza.

Chi, all'interno, può vedere questi dati

L'accesso è limitato al personale autorizzato, nei limiti del ruolo assegnato a ciascuno: nessuno vede più di quanto il proprio compito richieda.

A chi vengono comunicati all'esterno

Per far funzionare l'accesso, alcuni dati transitano da fornitori esterni, ciascuno per la sola parte che gli compete:

• Google — solo se si sceglie di accedere con Google, e solo per la durata di quell'operazione. Google tratta i dati secondo le proprie condizioni, consultabili su policies.google.com/privacy. Chi non usa quel pulsante non comunica nulla a Google attraverso questa applicazione.
• Il fornitore del servizio di posta elettronica, che recapita le email di sistema: credenziali, codici di verifica, avvisi di accesso da un dispositivo nuovo e reimpostazione della password.
• Un servizio di rilevazione degli errori, che riceve le segnalazioni tecniche generate dai malfunzionamenti dell'applicazione e serve a individuarli e correggerli.
• Le reti di distribuzione che forniscono la grafica e i caratteri delle pagine. Come accade su gran parte dei siti, il browser si collega direttamente a questi fornitori per scaricare fogli di stile, caratteri tipografici e librerie: nel farlo comunica loro il proprio indirizzo IP.

Non sono presenti strumenti di analisi statistica, di tracciamento pubblicitario o di misurazione del comportamento degli utenti.

Per quanto tempo vengono conservati

Quando un account viene chiuso, smette immediatamente di poter accedere e le sue sessioni vengono revocate. I dati che lo riguardano non spariscono però nello stesso istante dagli archivi: restano conservati, non più consultabili nell'uso ordinario, per il tempo necessario ad assolvere gli obblighi di legge, contabili e di documentazione, e a difendere un eventuale diritto in sede giudiziaria.

Cookie

Vengono usati solo cookie tecnici e di sicurezza, indispensabili al funzionamento dell'accesso. Non ci sono cookie di profilazione o pubblicitari, e per questo non viene mostrato alcun banner di consenso.

Cancellare i cookie dal browser, o usare la funzione di disconnessione, annulla immediatamente il loro effetto.

I diritti dell'interessato

Nei limiti previsti dal Regolamento europeo 2016/679, ogni interessato può in qualsiasi momento:

• chiedere di sapere quali dati che lo riguardano vengono trattati e ottenerne copia;
• chiederne la correzione se sono inesatti o incompleti;
• chiederne la cancellazione, quando non sussistono obblighi che ne impongono la conservazione;
• chiedere che il trattamento venga limitato;
• ricevere i propri dati in un formato leggibile da un elaboratore;
• opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse.

Le richieste vanno inviate ai recapiti indicati al punto 2 e ricevono risposta entro un mese. Chi ritenga che i propri dati siano trattati in violazione della normativa può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

Modifiche a questa informativa

Questa informativa può essere aggiornata quando cambiano le funzionalità dell'applicazione o i fornitori che ne permettono il funzionamento. La versione in vigore è sempre quella pubblicata su questa pagina, con la data di ultimo aggiornamento indicata in alto. I cambiamenti rilevanti vengono segnalati agli interessati.